Tại Việt Nam, hóa đơn điện tử đang được sử dụng nhiều tại các doanh nghiệp vừa và lớn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện, ngành thuế đã ban hành, sửa đổi các quy định về hóa đơn điện tử. Trong đó, nội dung mà doanh nghiệp cần lưu ý đó là nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Hãy cùng tư vấn Blue Thanh Hóa tìm hiểu các nội dung liên quan đến những nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy sau.
Hình minh họa
Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xử hàng hóa phải đáp ứng các quy định (nêu tại khoản 2,3,4 Điều này) và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện chuyển đổi theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi gừ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý: Khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Phân biệt hóa đơn điện tử in ra giấy (bản thể hiện) và hóa đơn giấy
Hiện nay có 3 hình thức phát hành hóa đơn đó là: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử. Có thể hiểu đơn giản hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in được thể hiện dưới dạng hóa đơn giấy. Còn hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng điện tử.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy tuy nhiên hóa đơn điện tử in ra giấy có còn giá trị pháp lý hay không? Để hiểu rõ vấn đề này, trước tiên cần phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử in ra giấy.
Số liên trên hóa đơn
Thông thường trên hóa đơn giấy sẽ có 2 hoặc 3 liên, trong đó 1 liên được viết qua giấy than. Nội dung ghi trên 2 liên này bắt buộc phải giống nhau. Còn đối với hóa đơn điện tử thì không có trường liên. Các bên liên quan như người bán, người mua, cơ quan thuế đều sử dụng dữ liệu trên một bản hóa đơn duy nhất.
Ký hiệu trên hóa đơn
Đặc điểm khác để phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử in ra giấy đó là số seri. Số seri trên hóa đơn giấy có ký hiệu VC/15P và trên hóa đơn điện tử là VC/15E. Có thể thấy số seri của 2 loại hóa đơn này chỉ khác nhau chữ E và P vì vậy cần phân biệt rõ.
Chữ ký
Mỗi hóa đơn đều cần được có tiêu thức chữ ký để làm hồ sơ, chứng từ chứng minh cho hóa đơn đó. Tuy nhiên hóa đơn giấy sử dụng chữ ký tay và hóa đơn điện tử dùng chữ ký số. Chữ ký số có khả năng giúp xác định nguồn gốc của hóa đơn đó, mang đầy đủ tính không phủ nhận và tính toàn vẹn.
Ngoài ra, khi in hóa đơn điện tử ra giấy thì trên hóa đơn đó bắt buộc có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” và có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.
Trên đây là một số thông tin về nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy mà tư vấn Blue Thanh Hóa chúng tôi muốn chia sẻ với quý vị. Nếu quý vị cần tư vấn thêm xin hãy liên hệ ngày với tư vấn Blue Thanh Hóa để được tư vấn miễn phí.
