Trong nền kinh tế số, hầu hết các phần mềm Hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp lớn có mặt trên thị trường đều tương đương nhau về tính năng, chất lượng phần mềm, và chi phí, thì dịch vụ hỗ trợ KH trong quá trình sử dụng đóng vai trò quyết định. Hãy cùng tư vấn Blue tìm hiểu về khái niệm của hóa đơn điện tử và vai trò trong quá trình kê khai thuế điện tử của doanh nghiệp như sau.
Hình minh họa
Khái niệm về hóa đơn điện tử
– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng điện tử. HDDT phải đáp ứng các quy định được quy định tại điều 6 thông tư 32 /2011/TT-BTC .
– Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên máy tính của DN đã có mã số thuế khi bán hàng và được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định được số hóa đơn một cách liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo nguyên tắc lập và sử dụng một lần duy nhất.
– Các loại HDDT bao gồm: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng; …. các phiếu thu tiền cước vận chuyển Hàng không, chứng thực thu cước,…. hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:
– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn..)
– Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
– Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục được tình trạng này do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu và thường xuyên cập nhật nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Những vai trò trong quá trình kê khai thuế điện tử của doanh nghiệp
1. Chỉ cần kê khai hóa đơn mua vào
Khi kê khai thuế điện tử, kế toán viên có thể tiết kiệm một khoảng thời gian rất lớn trong công tác kê khai, báo cáo. Vì hình thức kê khai thuế hóa đơn điện tử sẽ không bắt buộc kê khai hóa đơn điện tử đã xuất ra, bán ra mà chỉ cần kê khai hóa đơn mà doanh nghiệp mua vào.
2. Không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Một trong những lợi ích ưu việt của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là tiết kiệm tới 80% nhập liệu. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải tạo lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để nộp cho cơ quan thuế nữa. Tất cả mọi việc đã được phần mềm hóa đơn điên tử tự động tổng hợp.
3. Tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển, chờ đợi.
Hình thức kê khai thuế thông qua internet giúp doanh nghiệp có thể kê khai hóa đơn một cách nhanh chóng, cắt giảm chi phí cho những thủ tục hành chính thuế phức tạp. Kế toán viên tiết kiệm thời gian, công sức di chuyển tới cơ quan thuế, chờ đợi đến lượt. Chỉ cần ngồi tại nơi làm việc, thực hiện kê khai hóa đơn thu mua theo đúng danh mục thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng rồi gửi cho cơ quan thuế là được.
Trường hợp xảy ra lỗi hay sai sót, thông thường sẽ có hai phương án giải quyết. Thứ nhất, doanh nghiệp sẽ được cơ quan thuế liên lạc và yêu cầu cung cấp lại thông tin về hóa đơn để tiến hành kiểm tra. Thứ hai, cơ quan thuế có thể trực tiếp đối soát lại thông tin bị sai sót về hóa đơn đã được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.
