Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu (gọi là chủ sở hữu công ty); chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên không được quyền phát hành cổ phần. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Công ty tư vấn Blue Thanh Hóa chia sẻ những thông tin về việc thủ tục thành lập công ty TNHH 1 TV tại Sầm Sơn- Thanh Hóa như sau.
Bước 1: Thành lập công ty tnhh 1 thành viên cần chuẩn bị những thông tin gì?
• Tên công ty
Tên công ty phải viết được bằng tiếng việt, phải có tối thiểu hai thành tố là loại hình doanh nghiệp + tên riêng.
Ví dụ: “CÔNG TY TNHH ABC “ Loại hình là: “TNHH”, Tên riêng là: “ABC”
Tên công ty không được trùng lặp với tên công ty đã có trước đó ( Áp dụng trên toàn quốc)
• Địa chỉ trụ sở công ty
Địa chỉ trụ sở chính phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Chú ý: Chung cư không được đặt làm trụ sở cho công ty.
• Ngành nghề đăng ký kinh doanh
Xem nghành nghề có cần điều kiện không ( Điều kiện về giấy phép con, điều kiện về vốn pháp định, điều kiện về chứng chỉ hành nghề…). Nếu ngành nghề không cần điều kiện thì đăng ký bình thường không cần bổ sung các giấy tờ liên quan.
• Vốn điều lệ đăng ký kinh doanh
Vốn điều lệ là số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp trong một thời hạn nhất định và được ghi vào Điều lệ công ty.
Vốn điều lệ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài mà doanh nghiệp phải đóng hàng năm.
vốn điều lệ từ 10 tỷ trở xuống mức thuế môn bài là 2.000.000 đồng/ năm;
Vốn điều lệ trên 10 tỷ mức thuế môn bài là 3.000.000 đồng/ năm.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07 ( 6 tháng cuối năm) thì chỉ phải đóng 50% mức lệ phí môn bài của cả năm cho năm thành lập.
• Thông tin người đại diện pháp luật
Chuẩn bị CMND hoặc hộc chiếu công chứng của người đại diện pháp luật ( CMND chưa quá 15 năm, công chứng chưa quá 3 tháng).
Bước 2: Soạn và nộp hồ sơ thành lập công ty lên Sở KH& ĐT
1. Soạn thảo hồ sơ:
Căn cứ vào thông tin ở Bước 1 chúng ta tiến hành soạn thảo hồ sơ.
Hồ sơ gồm:
• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh do đại diện pháp luật công ty ký (theo mẫu qui định) (2 bản);
• Dự thảo điều lệ công ty TNHH 1 thành viên ( Người đại diện pháp luật ký nháy từng trang) (1 bản) ;
• Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật công ty ( CMND công chứng chưa quá 3 tháng, thời hạn CMND chưa quá 15 năm);
• Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ (theo mẫu qui định) (1 bản)
2. Nộp hồ sơ lên Phòng đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT
Thời gian: Sau 03 – 05 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ bạn sẽ được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh (Bản chính)
Bước 3 : Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp mới thành lập trên cổng thông tin quốc gia.
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải đăng bố cáo thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin về ngành nghề kinh doanh của công ty;
Lưu ý: Thời hạn doanh nghiệp cần thực hiện đăng bố cáo trên cổng thôn tin quốc gia trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Khắc và đăng tải mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia.
Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký Doanh Nghiệp, Doanh Nghiệp tiến hành thủ tục khắc dấu pháp nhân và đăng tải mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia.
Lưu ý: Hiện nay, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực năm 2015:
• Về hình thức, nội dung, số lượng con dấu:
Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
– Tên doanh nghiệp;
– Mã số doanh nghiệp.
• Về cơ chế quản lý nhà nước đối với con dấu doanh nghiệp:
Cơ chế quản lý nhà nước đối với con dấu doanh nghiệp đã thay đổi theo hướng cởi mở, tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp.
Thay vì phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an như trước đây thì kể từ ngày 01/07/2015 trở đi doanh nghiệp được hoàn toàn chủ động trong việc làm con dấu. Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu.
Trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mục đích của quy định này là nhằm công bố công khai cho cho xã hội và bên thứ ba được biết về con dấu của doanh nghiệp.
• Về thời điểm có hiệu lực của con dấu doanh nghiệp:
Theo quy định tại bản Dự thảo mới nhất của Nghị định hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp được Bộ Kế hoạch và Đầu tư trình Chính phủ xem xét thông qua, nội dung thông báo mẫu dấu do doanh nghiệp gửi cơ quan đăng ký kinh doanh bao gồm thông tin về thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.
Như vậy, thời điểm có hiệu lực của con dấu là do doanh nghiệp tự quyết định; tuy nhiên, lưu ý rằng, trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải gửi thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh đoanh để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Hiện nay, trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đã công bố các thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp. Việc thực hiện này đã tạo nên một bước tiến mới về công khai hóa thông tin doanh nghiệp, giúp các nhà đầu tư có thể thuận lợi trong việc tìm hiểu về đối tác kinh doanh của mình.
Tóm lại, từ 01/7/2015, doanh nghiệp đã có thể tự làm lấy con dấu của mình hoặc tự do sử dụng dịch vụ khắc dấu trên thị trường. Doanh nghiệp và công ty kinh doanh khắc dấu hoàn toàn có thể chủ động thực hiện giao dịch liên quan đến việc làm con dấu doanh nghiệp như một giao dịch dân sự thông thường. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Thủ tục sau khi có giấy phép đăng ký kinh doanh + MST + con dấu
1. Treo bảng hiệu tại trụ sở đã đăng ký;
Nội dung bảng hiệu công ty gồm:
• Tên doanh nghiệp;
• Mã số doanh nghiệp;
• Địa chỉ công ty.
• Số điện thoại hoặc địa chỉ email ( nếu có)
2. Mua token ( Chữ ký số) khai thuế qua mạng điện tử;
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Nó đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Mỗi tài khoản sử dụng đều có một cặp khóa bao gồm: Khóa Công khai và Khóa Bảo mật. Khóa Công khai dùng để thẩm định Chữ ký số, xác thực người dùng của Chữ ký số. Khóa Bảo mật dùng để tạo Chữ ký số.
Hiện nay, các doanh nghiệp coi Chữ ký số như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, đảm bảo an toàn cho giao dịch qua internet, nó giải quyết toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp doanh nghiệp yên tâm với giao dịch của mình. Việc áp dụng Chữ ký số đã giảm thiểu chi phí công văn giấy tờ theo lối truyền thống, giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong hành lang pháp lý, giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải quan, Ngân hàng điện tử,…
3. Nộp tờ khai thuế môn bài;
• Thời hạn nộp tờ khai:
+ Nếu Doanh nghiệp chưa hoạt động ngay thì trong vòng 30 ngày kể từ ngày Doang nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh;
+ Nếu hoạt động ngay thì doanh nghiệp phải nộp ngay trong tháng Doanh nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh.
4. Nộp thuế môn bài cho năm nay.
• Mức thuế môn bài mà doanh nghiệp phải nộp được quy định như sau:
+ Mức thuế môn bài là 2.000.000 đồng/ năm nếu vốn điều lệ từ 10 tỷ trở xuống ;
+ Mức thuế môn bài là 3.000.000 đồng/ năm nếu vốn điều lệ trên 10 tỷ.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp mới thành lập sau ngày 01/07 thì thuế môn bài của năm đó chỉ phải đóng 50% mức cả năm.
• Thời hạn nộp thuế môn bài
+ Năm đầu thành lập: Trong vòng 30 ngày sau khi có giấy đăng ký kinh doanh và đã nộp Tờ khai môn bài
+ Các năm tiếp theo: Trước ngày 30/01 hàng năm.
• Mức phạt nếu chậm nộp tiền lệ phí môn bài
Theo thông tư 130 /2016 TT-BTC của bộ tài chính như sau:
Số tiền phạt = số tiền thuế môn bài chậm nộp x 0.03% x Số ngày chậm nộp.
Vd: Nếu doanh nghiệp có vốn điều lệ là 2 tỷ, chậm nộp tiền thuế môn bài 30 ngày thì số tiền phạt được tính như sau:
Doanh nghiệp có vốn điều lệ 2 tỷ thì mức thuế môn bài phải đóng là 2 triệu/ 1 năm
Số tiền phạt = 2.000.000 đ x 0.03% x 30 = 18.000 đ
5. Mở tài khoản ngân hàng của công ty + nộp thông báo tài khoản ngân hàng lên sở KHĐT + kích hoạt bước 1, bước 2 nộp thuế điện điện tử.
6. Khai thuế ban đầu tại chi cục thuế quản lý công ty.
Hồ sơ bao gồm:
• Bản sao y công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ( 2 bản);
• Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định ( 2 bản);
• Công văn về việc đăng ký thực hiện hình thức, chế độ kế toán, hóa đơn ( 2 bản);
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
• Quyết định bổ nhiệm kế toán;
• Đơn đề nghị đặt in hóa đơn đặt in (Mẫu 3.14 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) ( 2 bản);
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, Doanh Nghiệp nộp tại chi cục thuế quản lý doanh nghiệp sau đó cơ quan thuế sẽ ra phiếu hẹn trả kết quả ” Chấp thuận đặt in hóa đơn” cho doanh nghiệp.
Trong khoản thời gian này cơ quan thuế sẽ xuống kiểm tra trụ sở công ty xem Doanh Nghiệp có đủ điều kiện để đặt in hóa đơn hay không.
Để đủ điều kiện đặt in hóa đơn Doanh nghiệp cần làm các việc sau:
+ Treo biển tại trụ sở chính;
+ Chuẩn bị hợp đồng thuê nhà;
+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
+ Con dấu của doanh nghiệp;
+ Thông báo chấp thuận áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;
+ Bố trí văn phòng làm việc để thể hiện doanh nghiệp có hoạt động;
+ Nhân viên/ Người đại diện theo pháp luật để tiếp cán bộ đại diện cơ quan thuế xuống kiểm tra trụ sở công ty.
7. Hoàn tất thủ tục đặt in và phát hành hóa đơn GTGT cho doanh nghiệp;
Sau khi lấy kết quả chấp thuận cho phép đặt in hóa đơn GTGT của cơ quan thuế, Doanh nghiệp tiến hành đặt in hóa đơn GTGT và nhớ làm thủ tục nộp thông báo phát hành hóa đơn GTGT + hóa đơn mẫu ( liên 2) trên mạng tổng cục thuế (nhantokhai.gdt.gov.vn) trước khi sử dụng.
8. Doanh nghiệp bắt buộc dán hoặc treo “hóa đơn mẫu liên 2” tại trụ sở công ty.
9. Hoàn tất các điều kiện kinh doanh khác (đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện).
Như các điều kiện về ngành nghề yêu cầu giấy phép con, Chứng minh vốn, chứng chỉ hành nghê, bằng cấp…
Trên đây là toàn bộ các bước tiến hành thủ tục thành lập công ty tnhh 1 thành viên để có một công ty hoạt động đúng pháp luật. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ phần nào giúp các bạn nắm được điều kiện thủ tục và hoàn thiện công việc thành lập công ty đầy đủ chính xác và tránh được rủi ro về sau.
