Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP mới nhất về hóa đơn điện tử thì từ 01/11/2018 áp dụng cho doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp đang hoạt động đã hết hóa đơn giấy và từ 01/11/2020 cho tất cả doanh nghiệp. Trong bài viết này luật Blue xin tư vấn những thông tin liên quan đến đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp như sau:
Hình minh họa
Những lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử
1. Tiết kiệm chi phí:
- In hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy);
- Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, email);
- Lưu trữ hóa đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ);
2. Dễ dàng quản lý:
- Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;
- Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hóa đơn;
- Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty;
- Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
3. Thuận tiện sử dụng:
- Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn;
- Dễ dàng trong việc lưu trữ;
- Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hóa đơn.
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Bước 1: Doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử, quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:
Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử.
Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Bước 2: Khởi tạo hóa đơn điện tử
Đây là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên.
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp phải ra Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Bước 4: Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu
Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử
Thời điểm áp dụng Hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp
Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 – Hiệu lực thi hành 01/11/2018 về HĐ điện tử:
– Trước ngày 01/11/2018:
Doanh nghiệp vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy và sử dụng hết hóa đơn giấy nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in
– Sau ngày 01/11/2018:
+ Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thì dùng tiếp cho đến khi hết nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng HĐ điện tử
+ Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy
– Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng HĐ điện tử
Công thức mặc định:
– Hóa đơn giấy (đã phát hành) < 01/11/2018 < = 01/11/2020: Hóa đơn điện tử (hóa đơn giấy còn lại phải hủy)
– Thành lập Doanh nghiệp mới (Hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử + hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế bán = rủi ro cao về thuế) < 01/11/2018 < = Hóa đơn điện tử.
Mọi vấn đề vướng mắc liên quan đến đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, quý vị hãy liên hệ luật Blue để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.
