Việc sửa đổi chính sách buộc tất cả các doanh nghiệp phải chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thực sự đem lại rất nhiều lợi ích không chỉ đối với các doanh nghiệp mà còn đối với các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Vậy cụ thể như thế nào? quý vị hãy cùng tư vấn Blue Thanh Hóa chúng tôi tìm hiểu về tầm ảnh hưởng của hóa đơn điện tử với doanh nghiệp như sau.
Hình minh họa
Khái niệm về hóa đơn điện tử
– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng điện tử. HDDT phải đáp ứng các quy định được quy định tại điều 6 thông tư 32 /2011/TT-BTC .
– Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên máy tính của DN đã có mã số thuế khi bán hàng và được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định được số hóa đơn một cách liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo nguyên tắc lập và sử dụng một lần duy nhất.
– Các loại HDDT bao gồm: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng; …. các phiếu thu tiền cước vận chuyển Hàng không, chứng thực thu cước,…. hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan.
Tầm ảnh hưởng của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp
Lợi ích đầu tiên phải nói đến khi sử dụng hóa đơn điện tử đó là quy trình viết, tạo lập, xử lý hóa đơn. Nếu như trước đây chúng ta phải viết một cách thủ công, với sự ra đời của hóa đơn điện tử ứng dụng công nghệ đã giúp người viết hóa đơn giảm đi rất nhiều thời gian, đặc biệt khi cần viết hóa đơn với số lượng lớn.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, tất cả quy trình từ tạo lập, lưu chữ, ký hóa đơn đều được thực hiện trên máy tính. Hóa đơn khi được tạo lập sẽ được lưu trữ trên phần mềm. Doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí lớn để thuê nhà kho, người lưu trữ hóa đơn, giảm chi phí in ấn, giấy. Bên cạnh đó, doanh nghiệp không cần phải lo lắng việc mất, hỏng, cháy hóa đơn như hóa đơn giấy nữa.
Giảm bớt thủ tục hành chính lên thuế. Từ việc nộp thông báo sử dụng hóa đơn điện tử, nộp các tờ khai GTGT,…đều được thực hiện trực tiếp qua mạng. Chúng ta có thể báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trực tiếp từ phần mềm.
Trong trường hợp hóa đơn lập bị sai, người viết hóa đơn có thể dễ dàng sửa, điều chỉnh thay thế hay xóa hóa đơn. Với những khách hàng yêu cầu chuyển đổi sang hóa đơn giấy thì phần mềm viết hóa đơn điện tử cũng có chức năng đó.
Tầm ảnh hưởng của hóa đơn điện tử đối với người mua hàng
Người mua hàng có thể kiểm tra hóa đơn trực tiếp trên link tra cứu hóa đơn, hoặc mã QR sau khi nhận hàng hóa, do vậy người mua hàng có thê kiểm tra chính xác được thông tin bên người bán kê khai lên cơ quan thuế .
Tầm ảnh hưởng của hóa đơn điện tử đối với các cơ quan chức năng có thẩm quyền
Thông tin hoá đơn được tạo lập sẽ được trực tiếp gửi về cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế . Giúp cho cơ quan thuế thuận tiện hơn trong khâu kiểm tra , thanh tra, hạn chế tình trạng trốn thuế
Tiện ích vượt trội của hóa đơn điện tử
Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp khắc phục được rất nhiều những nhược điểm của hóa đơn giấy. Sự chuyên nghiệp hơn của hóa đơn điện tử có thể kể đến như:
– Không mất nhiều thời gian chờ, có thể sử dụng sau vài giờ khi đăng ký phát hành.
– Tiết kiệm thời gian về thủ tục hành chính thuế.
– Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ hoá đơn.
– Độ chính xác cao, bảo mật tuyệt đối, tránh được tình trạng làm giả hóa đơn.
– Không phải báo cáo tình hình chi tiết sử dụng hóa đơn điện tử khi đã có mã xác thực của cơ quan thuế.
– Khả năng lưu trữ tốt, người mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp không lo bị rủi ro như nhàu nát, cháy, mất hóa đơn.
– Quá trình doanh nghiệp xác thực thông tin pháp lý với cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan dễ dàng hơn qua việc gửi tổng hợp hóa đơn online.
– Người mua hàng hóa của doanh nghiệp, nếu muốn chứng thực độ chính xác của hóa đơn có thể tra cứu tại website của Tổng cục thuế.
