Để tạo ra sự thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý kho hàng hóa người ta in trên hàng hóa một loại mã hiệu đặc biệt gọi là mã số mã vạch của hàng hóa. Trong bài viết này Tư vấn Blue Thanh Hóa chia sẻ khái niệm mã số mã vạch và cấu trúc của mã số mã vạch.
Mã số hàng hóa là gì?
Mã số hàng hóa trong tiếng Anh người ta gọi là “Article Number Code” là ký hiệu bằng một dãy chữ số nguyên thể hiện như một thẻ để chứng minh hàng hóa về xuất xứ sản xuất, lưu thông của nhà sản xuất trên một quốc gia (vùng) này tới các thị trường trong nước hoặc đến một quốc gia (vùng) khác trên khắp các châu lục. Bởi vậy, mỗi loại hàng hóa sẽ được in vào đó (gắn cho sản phẩm) một dãy số duy nhất. Đây là một sự phân biệt sản phẩm hàng hóa trên từng quốc gia (vùng) khác nhau, tương tự như sự khác biệt về mã số điện thoại. Trong viễn thông người ta cũng quy định mã số, mã vùng khác nhau để liên lạc nhanh, đúng, không bị nhầm lẫn.
Mã số mã vạch (MSMV) là một trong các công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm, dịch vụ, tổ chức hoặc địa điểm… dựa trên việc ấn định một mã số (hoặc chữ số) cho đối tượng cần phân định và thể hiện mã đó dưới dạng mã vạch để thiết bị (máy quét) có thể đọc được.
Mã vạch là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một qui tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số (hoặc các dữ liệu gồm cả chữ và số) dưới dạng máy quét có thể đọc được.
Bên dưới mã vạch là dãy mã số tương ứng.
MSMV được in trực tiếp lên đối tượng cần quản lý như thương phẩm, vật phẩm, các thùng hàng để giao nhận/ vận chuyển.
Hình minh họa
Cấu trúc của mã số mã vạch
Mã số mã vạch có 2 loại:
- Một loại được thiết kế với 13 chữ số (EAN-13)
- Một loại được thiết kế với 8 chữ số (EAN-8)
Mã số EAN-13
3 chữ số đầu tiên quy định mã quốc gia sản xuất sản phẩm đó. Của Việt Nam là 893.
Mã doanh nghiệp là 4, hoặc 5, hoặc 6 số tiếp theo. Mã này do tổ chức GS1 Việt Nam cấp.
Mã mặt hàng là 3 hoặc 4 hoặc 5 số tiếp theo (tùy thuộc vào mã doanh nghiệp trước nó là bao nhiêu con số), do chính các công ty sản xuất đặt cho sản phẩm của họ. Các doanh nghiệp chỉ được phép cấp cho mỗi sản phẩm một mã số duy nhất. Và tuyệt đối không được phép nhầm lẫn với các mặt hàng khác.
Mã số kiểm tra là 1 số cuối cùng. Dùng để kiểm tra tính đúng sai của các loại mã số doanh nghiệp, mã quốc gia, mã mặt hàng nói ở trên. Mã này được tính theo quy ước riêng và dựa vào thông tin của 12 con số đứng trước nó.
Mã số EAN-8
EAN-8 thường được dùng trên các mặt hàng có kích thước khá nhỏ và không đủ chỗ để ghi mã EAN-13. Ví dụ son môi, thuốc lá, bút chì,…
So với EAN-13 thì EAN-8 đã lược bỏ mã số doanh nghiệp:
Giống với mã số EAN-13 thì 03 con số đầu cũng thể hiện mã số của quốc gia sản xuất sản phẩm.
Tiếp đến là 04 con số tiếp theo chính là mã mặt hàng.
Con số cuối cùng thể hiện mã số kiểm tra.
Các mã phân định của GS1
| Mã | TCVN | Phân định | Giá trị bổ sung có tại khâu |
| Gtin (Global Trade Item | TCVN 6384, | Sản phẩm như hàng tiêu dùng, dược phẩm, trang thiết bị y tế, nguyên vật liệu thô tại mọi cấp bao gói (ví dụ: đơn vị tiêu dùng, gói bên trong, thùng, pallet). | Điểm bán hàng, điểm cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, sản xuất, gửi & nhận hàng, quản lý kho, quản lý thủ tục biên giới, đặt hàng – thanh toán, thông tin số B2C, thủ tục hải quan |
| Number) – Mã toàn cầu phân định thương phẩm | TCVN 6512, | Dịch vụ như cho thuê thiết bị, cho thuê ô tô … | |
| TCVN 6939, | (Các) trường hợp thương phẩm riêng biệt và hướng dẫn sử dụng liên quan bằng việc kết hợp GTIN với các thuộc tính như số lô, số xê-ri, ngày sử dụng, ngày hết hạn, trọng lượng tịnh. | ||
| TCVN 6940, | CÓ THỂ SO SÁNH VỚI ISO/IEC 15459 – PART 4 (TCVN 8021-4): SẢN PHẨM RIÊNG VÀ BAO GÓI SẢN PHẨM | ||
| Gln (Global Location Number) – Mã toàn cầu phân định địa điểm | TCVN 7199 | Địa điểm tự nhiên: các địa chỉ tự nhiên của tổ chức như Gửi hàng từ, Gửi hàng đến, Điểm đọc. Khi kết hợp với thành phần mở rộng, GLN còn cung cấp các địa điểm chức năng nội bộ như thùng chứa, cửa ra vào ở bến tàu, điểm quét/đọc mã vạch. | Đặt hàng – thanh toán, quản lý vận tải, gửi & nhận hàng, quản lý kho |
| Các bên: Các thực thể chức năng và hợp pháp của một tổ chức tham gia giao dịch kinh doanh. | |||
| ĐÃ ĐƯỢC THỪA NHẬN TRONG TIÊU CHUẨN ISO 6523: NHÀ THIẾT KẾ MÃ QUỐC TẾ CHO GLN | |||
| SSCC (Serial Shipping | TCVN 7200 | Các đơn vị logistic như đơn vị tải hàng trên palet hoặc lồng cuộn, hòm. SSCC tạo thuận lợi cho việc phân định đơn nhất mọi thành phần hợp thành thương phẩm được đóng gói cùng nhau để lưu kho và/ hoặc vận chuyển. | Đặt hàng – thanh toán, quản lý vận tải, gửi & nhận hàng, quản lý kho, thủ tục hải quan |
| Container Code) – Mã công-ten-nơ vận chuyển theo xê-ri | CÓ THỂ SO SÁNH VỚI ISO/IEC 15459 – PART 1 (TCVN 8021-1): SỐ PHÂN ĐỊNH ĐƠN NHẤT CÁC ĐƠN VỊ VẬN TẢI | ||
| GSin (Global Shipment Identification Number) – Mã toàn cầu phân định hàng gửi | TCVN 10577 | Hàng gửi, bao gồm một hoặc nhiều đơn vị logistic nhằm để chuyển đi cùng nhau. Các đơn vị logistic thuộc về một hàng gửi cụ thể có cùng GSIN xuyên suốt tất cả các giai đoạn vận tải, từ điểm xuất phát tới điểm đến cuối cùng. | Đặt hàng – thanh toán, quản lý vận tải, quản lý kho, thủ tục hải quan |
| ĐÁP ỨNG CÁC YÊU CẦU CỦA WCO VỀ UCR ((UNIQUE CONSIGNMENT REFERENCE – MÃ ĐƠN NHẤT THAM CHIỀU HÀNG KÍ GỬI). CÓ THỂ SO SÁNH VỚI ISO/IEC 15459 – PART 8 (TCVN 8021-8): NHÓM CÁC ĐƠN VỊ VẬN TẢI | |||
| GinC (Global Identification Number for Consignment) – Mã toàn cầu phân định hàng kí gửi |
TCVN 10577 | Hàng kí gửi bao gồm một hoặc nhiều đơn vị logistic (có khả năng thuộc các đơn vị hàng gửi khác nhau) nhằm để chuyển đi cùng nhau theo một phần chuyến hành trình của chúng. Các đơn vị logistic có thể kết hợp cùng các GINCs khác nhau tùy theo nhà vận chuyển hàng hóa suốt các giai đoạn vận tải tiếp theo | Quản lý vận tải |
| GRai (Global Returnable Asset Identifier) – Mã toàn cầu phân định tài sản có thể quay vòng | TCVN 7639 | Được sử dụng chủ yếu để phân định Vật phẩm vận tải có thể quay vòng (Returnable transport items (Rti) như palet, công-ten-nơ cuộn, thùng. | Quản lý tài sản, quản lý vận tải, gửi & nhận hàng |
| GRAI phân định loại tài sản có thể quay vòng, và nếu cần còn có thể là các trường hợp riêng biệt của tài sản có thể quay vòng thông qua số xê-ri tùy chọn. | |||
| Giai (Global Individual Asset Identifier) – Mã toàn cầu phân định tài sản riêng | TCVN 7639 | Tài sản cố định như thiết bị văn phòng, thiết bị vận tải, thiết bị công nghệ thông tin, xe cộ. GIAI phân định các trường hợp tài sản riêng biệt không tính đến chủng loại tài sản. | Quản lý tài sản, quản lý vận tải, quản lý hàng tồn kho |
| GSRn (Global Service Relation Number) – Mã toàn cầu phân định mối quan hệ dịch vụ | TCVN 7976 | Mối quan hệ nhà cung cấp dịch vụ của tổ chức và người cung cấp dịch vụ như bác sỹ làm tại bệnh viện. | Điểm chăm sóc sức khỏe, báo cáo tiêu thụ, báo giá |
| Mối quan hệ người nhận dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ và người nhận dịch vụ đó như tài khoản của khách hàng thường xuyên với nhà bán lẻ, việc đăng ký của bệnh nhân tại bệnh viện, tài khoản của khách hàng với công ty điện. Khi kết hợp với Mã số phân định trường hợp quan hệ dịch vụ SRIN (Service Relation Instance Number), GSRN có thể phân định từng trường hợp dịch vụ như các giai đoạn điều trị y tế. | |||
| Gdti (Global Document Type Identifier) – Mã toàn cầu phân định loại tài liệu | TCVN 9987 | Tài liệu hữu hình như giấy chứng nhận, hóa đơn, giấy phép lái xe. Tài liệu điện tử như hình ảnh số, các thông điệp trao đổi dữ liệu điện tử. | Theo dõi, lưu trữ, xác thực tài liệu |
| GDTI phân định loại tài liệu, và nếu cần GDTI còn có thể phân định các trường hợp tài liệu riêng qua số xê-ri tùy chọn. | |||
| GCn (Global Coupon Number) Mã toàn cầu phân định phiếu thanh toán |
TCVN 8468 | Phiếu số. GCN phân định sự tặng phiếu, và nếu cần GCN còn có thể phân định các phiếu được phát hành riêng qua thành tố xê-ri tùy chọn. | Quản lý phiếu (phân phối, xác nhận, mua lại, thanh toán) |
| CPID (Component / Part Identifier) – Mã phân định phần hợp thành | Phần hợp thành và các bộ phận như động cơ lái dùng cho máy giặt, quạt lắp ráp cho động cơ phản lực, động cơ khởi động cho xe, bánh xe, trục xe. | Các quá trình sản xuất phần hợp thành, thu hồi và sau bán hàng | |
| Phần hợp thành và các bộ phận riêng, bằng việc kết hợp CPID với số xê-ri. | |||
| KHÔNG SỬ DỤNG SỐ PHÂN ĐỊNH CPID TRONG CHUỖI CUNG ỨNG MỞ, MÀ CHỈ ĐƯỢC SỬ DỤNG THEO THỎA THUẬN LẪN NHAU. |
Cách đọc MSMV
Cách đọc mã số: Cấu trúc của mã số thương phẩm toàn cầu loại thông dụng nhất hiện nay tại Việt Nam là mã GTIN 13 gồm 13 chữ số. Khi đọc mã số này chúng ta đọc từ trái sang phải theo thứ tự sau:
– Ba chữ số đầu tiên 893 thể hiện Mã quốc gia GS1 do Tổ chức GS1 quản trị và cấp cho Việt Nam;
– Bốn, năm, sáu hoặc bảy chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định doanh nghiệp do GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho tổ chức sử dụng mã số GS1;
– Năm hoặc bốn hoặc ba hoặc hai chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định vật phẩm do tổ chức sử dụng mã số GS1 quản trị và cấp cho các vật phẩm của mình;
– Chữ số cuối cùng thể hiện Số kiểm tra (được tính từ mười hai chữ số đứng trước theo thuật toán xác định của GS1).
Cách đọc mã vạch: Dùng máy quét mã vạch
Mọi vấn đề vướng mắc về khái niệm mã số mã vạch và cấu trúc mã số mã vạch, quý vị hãy liên hệ Tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
