Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp khi áp dụng mã số mã vạch là quản lý mã mặt hàng (mã ID) của mình theo nguyên tắc mỗi mã số tương ứng với một loại sản phẩm duy nhất, không được nhầm lẫn. Những sản phẩm khác nhau về tính chất, về khối lượng, về bao gói… đều phải được cho những mã số mặt hàng khác nhau. Những mã số này sẽ sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Nhưng muốn đăng ký mã vạch để quản lý sản phẩm của mình, doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các điều kiện đề ra. Công ty Tư vấn Blue Thanh Hóa xin gửi đến quý vị những thông tin về mã số mã vạch và các điều kiện để đăng ký mã số, mã vạch cho sản phẩm của mình như sau.
Hình minh họa
Mã vạch, mã số là gì?
Mã vạch (MV) là là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được thiết kế theo một nguyên tắc mã hoá nhất định để thể hiện mã số hoặc cả chữ lẫn số dưới dạng các thiết bị đọc có gắn đầu Laser (Scanner) nhận và đọc được còn còn gọi là thiết bị quét quang học. Thiết bị đọc được kết nối với máy tính và mã vạch được giải mã thành dãy số một cách tự động, gọi ra tiệp dữ liệu liên quan đến hàng hóa được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về sản phẩm hàng hóa. Đăng ký mã vạch là một hoạt động rất cần thiết , giúp cho doanh nghiệp dễ quản lý, kiểm tra hàng hóa, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức.
Điều kiện về hồ sơ đăng ký mã vạch
Để đăng ký mã vạch, khách hàng cần chuẩn bị hồ sơ với những giấy tờ sau:
- Bản đăng ký sử dụng mã vạch.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, thương mại (Bản sao) hoặc Quyết định thành lập đối với các tổ chức khác (Bản sao).
- Bảng Đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN.
- Phiếu đăng ký thông tin cơ sở dữ liệu của GS1 Việt Nam.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ:
Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tại 1 trong các cơ quan sau:
– Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCDLCL).
– Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam.
– Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
Điều kiện về thủ tục đăng ký mã số mã vạch
Trình tự đăng ký mã vạch
Bước 1: Doanh nghiệp soạn thảo và nộp hồ sơ đăng ký sử dụng mã vạch.
Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã vạch.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã vạch.
Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn sử dụng mã số, mã vạch.
Thời hạn đăng ký mã vạch:
Trong 15 ngày kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Tổng cục TCDLCL tiến hành thẩm định hồ sơ
Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được cấp mã số, vào sổ đăng ký, lưu vào ngân hàng mã số quốc gia và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng MV.
Nếu hồ sơ không hợp lệ, Tổng cục TCDLCL sẽ ra thông báo cho doanh nghiệp, đề nghị doanh nghiệp hoàn thiện.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi được cấp, Giấy chứng nhận quyền sử dụng MV sẽ được gửi cho tổ chức/doanh nghiệp thông qua các tổ chức tiếp nhận hồ sơ.
Điều kiện về phí duy trì mã số mã vạch:
Tổ chức, doanh nghiệp phải nộp phí cấp mã số mã vạch khi đăng ký sử dụng và phí duy trì sử dụng hàng năm cho tổ chức tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Thông tư Số: 232/2016/TT-BTC
Phí duy trì sử dụng phải nộp trước ngày 30 tháng 6 hằng năm. Nếu quá thời hạn đó mà chưa nộp thì tổ chức tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo cho tổ chức/doanh nghiệp biết để nộp. Nếu sau một năm tổ chức/doanh nghiệp không nộp phí duy trì sử dụng MV, Tổng cục TCĐLCL sẽ thu hồi mã số đã cấp, thông báo cho tổ chức/doanh nghiệp sử dụng và thông báo rộng rãi cho các cơ quan có liên quan.
Thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch:
* Thời hạn thẩm định hồ sơ đăng ký mã số mã vạch
Trong thời hạn không quá 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, Tổng cục TCDLCL tiến hành thẩm định hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch
a) Nếu hồ sơ hợp lệ, Tổng cục TCĐLCL cấp mã số; vào sổ đăng ký, lưu vào ngân hàng mã số quốc gia và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch) Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Tổng cục TCĐLCL đề nghị tổ chức/doanh nghiệp hoàn thiện.
* Gửi giấy chứng cho tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch
– Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch được gửi cho tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch thông qua các tổ chức tiếp nhận hồ sơ trong thời hạn không quá 10 ngày, kể từ ngày được Tổng cục TCĐLCL cấp.
– Mẫu Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch được quy định tại Phụ lục IV của Quy định này.
* Trường hợp đổi hoặc cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch
Khi tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch có sự thay đổi về tư cách pháp nhân, về tên gọi hoặc địa chỉ giao dịch hoặc Giấy chứng nhận bị mất hoặc hỏng, tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch phải thông báo bằng văn bản cho Tổng cục TCĐLCL để được đổi hoặc cấp lại Giấy chứng nhận mới.Tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí đổi và cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
Công ty Tư vấn Blue Thanh Hóa hi vọng những thông tin về điều kiện để đăng ký mã số, mã vạch cho sản phẩm. Cũng như các bước trình tự trên sẽ giúp quý vị nhanh chóng có những mã vạch riêng cho sản phẩm của mình.
