Mã vạch là một dãy các vạch và khoảng trống song song, xen kẽ được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định để các thiết bị kỹ thuật số đọc hiểu. Bên dưới mã vạch là một dãy mã số tương ứng để người đọc có thể nhận biết thông tin. Vậy làm sao để đăng ký mã số mã vạch trên hàng hóa, sản phẩm cho doanh nghiệp? thủ tục đăng ký mã số mã vạch của sản phẩm như thế nào? Tư vấn Blue xin được chia sẻ như sau.
Hình minh họa
Khái niệm:
Mã số mã vạch là công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm, hàng hóa, tổ chức hoặc địa điểm,… dựa trên việc ấn định một mã số cho đối tượng cần phân định (sử dụng máy in mã vạch) và thể hiện mã đó dạng vạch để thiết bị (máy quét mã vạch) có thể đọc được.
Mã số mã vạch bao gồm rất nhiều loại tuy nhiên các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam thường sử dụng loại mã vạch thể hiện mã số thương phẩm toàn cầu GTIN-13 và EAN-13.
Cấu trúc và ý nghĩa của dãy số bên dưới ký tự
– Ba chữ số đầu tiên – 893 là mã quốc gia GS1 do tổ chức GS1 quốc tế quản trị và cấp cho Việt Nam.
– Kế đến 4,5, hoặc 6 số là mã doanh nghiệp do tổ chức GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho khách hàng đăng ký mã số mã vạch.
– Sau mã doanh nghiệp 2,3 hoặc 4 số tiếp theo thể hiện số phân định vật phẩm do doanh nghiệp tự quản trị và cấp cho vật phẩm của mình.
– Con số cuối cùng gọi là số kiểm tra được tính từ 12 chữ số theo thuật toán xác định của GS1.
Tại sao cần phải đăng ký mã số mã vạch?
Việc đăng ký mã số mã vạch để doanh nghiệp quản lý số lượng hàng tồn kho, giá thành sản phẩm, các phương tiện công nghệ thông tin như máy tính, điện thoại một cách nhanh chóng mà không cần ghi chép bằng sổ tay.
Ngoài ra, để đưa hàng vào các siêu thị hoặc thực hiện xuất nhập khẩu thì hàng hóa có mã số mã vạch được gắn lên là điều bắt buộc để các cơ quan đơn vị này dễ dàng kiểm tra, theo dõi các mặt hàng khác nhau của doanh nghiệp.
Một số lợi ích khác khi đăng ký mã số mã vạch
+ Khi sản phẩm được đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp sẽ tiến hành quản lý hàng hóa trên các thiết bị điện tử kỹ thuật số thay thế cho việc ghi chép sổ tay. Từ đó, nguồn nhân lực và thời gian được tiết kiệm tối đa dẫn đến năng suất công việc được nâng cao.
+ Mã vạch được mã hóa và quản lý, lưu trữ trên các thiết bị điện tử mà không qua các công việc ghi chép hoặc nhập liệu. Vì thế, những sai sót có thể xảy ra được hạn chế tối đa, các kết quả đảm bảo được độ chính xác cao.
+Việc thanh toán, tra cứu thông tin nhanh chóng nhờ mã vạch sản phẩm đem lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng với quy trình được thực hiện nhanh chóng, rõ ràng.
Muốn có mã số mã vạch trên hàng hoá để xuất khẩu hay bán tại các siêu thị, để quản lý hàng hóa thì trước tiên doanh nghiệp phải gia nhập EAN Việt Nam.
EAN Việt Nam sẽ cấp mã M cho doanh nghiệp và hướng dẫn doanh nghiệp lập mã mặt hàng (mã I) cho từng sản phẩm.
Để được là thành viên của EAN Việt Nam, doanh nghiệp (hộ kinh doanh, công ty…) sẽ phải đóng phí gia nhập và phí hàng năm. Hai loại phí này do đại hội các thành viên quyết định, được ghi trong điều lệ của EAN Việt
Nam và có thể thay đổi sau một thời gian áp dụng.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp khi áp dụng mã số mã vạch là quản lý mã mặt hàng (mã I) của mình theo nguyên tắc mỗi mã số tương ứng với một loại sản phẩm duy nhất, không được nhầm lẫn. Những sản phẩm khác nhau về tính chất (ví dụ như bia và nước ngọt), về khối lượng, về bao gói… đều phải được cho những mã số mặt hàng khác nhau. Những mã số này sẽ sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Những mặt hàng này khi được cải tiến (thay đổi trọng lượng, cách bao gói…) đều phải được cấp mã vạch mặt hàng mới.
Quy trình đăng ký mã số mã vạch hàng hóa cho doanh nghiệp
Các giai đoạn đăng ký mã vạch cho doanh nghiệp như sau:
Giai đoạn 1: Đăng ký sử dụng mã số mã vạch
Doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký sử dụng mã số mã vạch tại các cơ quan được Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng chỉ định tiếp nhận hồ sơ đăng ký mã vạch.
Giai đoạn 2: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký mã vạch
Tổ chức tiếp nhận hướng dẫn doanh nghiệp lập hồ sơ đăng ký mã vạch, tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, tổ chức tiếp nhận chuyển hồ sơ đăng ký đến Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng.
Giai đoạn 3: Thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã vạch
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng thẩm định hồ sơ. Khi xét thấy hồ sơ hợp lệ, Tổng cục sẽ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã vạch cho doanh nghiệp.
Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch hàng hóa cho doanh nghiệp gồm có:
+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập
+ Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN (theo mẫu quy định)
+ Phiếu đăng ký thông tin cho cơ sở dữ liệu của GS1 Việt Nam (theo mẫu quy định)
+ Bản đăng ký sử dụng MSMV (theo mẫu quy định)
Nộp hồ sơ tại:
Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam/ Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
Thời gian giải quyết:
– Thời gian cấp mã số tạm thời 5 ngày làm việc, cấp Giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch 01 tháng kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ
Khó khăn của doanh nghiệp khi tự đăng ký mã số mã vạch sản phẩm
Thông qua nội dung hướng dẫn quy trình đăng ký mã vạch trên đây, có thể thấy quy trình đăng ký mã vạch không quá phức tạp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp trong quá trình đăng ký mã vạch đã từ bỏ đăng ký. Tại sao vậy?
Thực tế, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi đăng ký mã vạch, một số vấn đề có thể kể đến như:
Doanh nghiệp hạn chế trong việc tìm hiểu các quy định pháp luật hiện hành về mã vạch dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ không hợp lệ;
Doanh nghiệp thụ động không theo dõi quá trình thẩm định hồ sơ;
Doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm, không biết cách xử lý khi không được chấp nhận đăng ký mã vạch.
Cơ quan chức năng chậm trễ giải quyết đăng ký mã vạch.
Mọi vấn đề liên quan đến thủ tục đăng ký mã số mã vạch của sản phẩm và sở hữu trí tuệ nói chung quý vị có thể liên hệ trực tiếp đến Tư vấn Blue chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
